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横浜市、園児らの個人情報含む幼稚園補助金関係の決裁文書を紛失

横浜市は3月17日、こども青少年局子育て支援課において、私立幼稚園等への補助金の交付等に関する決裁に添付する個人情報を含んだ書類を紛失したと発表した。発表によると、所在不明となっている文書は3件あり、うち2件に個人情報が含まれている。1件は「横浜市預かり保育幼稚園の認定の廃止に関する決裁書類」で、申請時点の預かり保育利用園児一覧(39人分の園児氏名)を含む。もう1件は「外国人学校幼稚部に通う園児の保護者負担軽減補助に関する決裁書類」で、園児12人分の交付申請書(園児12人の氏名と生年月日。保護者12人の氏名と生年月日、住所。在園するきょうだい児1名の氏名と生年月日)を含む。2月17日に担当者が庁内のネットワークシステムを活用した文書管理システムにより、決裁文書(意思決定の原案)を起案し、回議(電子決裁)を始めた。その際、園から受領した書類を、決裁文書の紙添付文書として表紙を付けて同時に回議した。翌18日夜に文書管理システムで課長が決裁をしようとしたところ、紙添付文書がないことに気づいた。課内全職員の机、引き出し、書架を探し、部内各課もついても同様に捜したが、現在のところ発見できていない。個人情報の外部への漏えいは確認されていない。同課は関係する幼稚園へ状況説明とお詫びをし、書類の再提出を依頼した。個人情報を含む書類がある6園については、保護者にお詫びした。同課は今後、個人情報を含む文書を回議する場合、バインダーやファイルに綴じて回議する等により他の文書と峻別できるように改善し、適切な文書管理を図っていくとしている。
・幼稚園補助金関係の決裁文書(紙添付文書)の所在不明について[PDF](横浜市)
http://www.city.yokohama.jp/ne/news/press/201503/images/phpkUtfdI.pdf

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