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福岡市、保存期間満了前の文書12万4494枚を誤廃棄

福岡市は10月7日、印鑑登録証明書や住民票の写し等の交付申請書12万4494枚を、保存期間満了前に誤廃棄していたと発表した。市によると、9月25日、中央区役所で市民から印鑑証明書発行状況の開示請求があったことから誤廃棄が発覚した。同区役所で9月17日に保存期間満了書類を廃棄した際、誤って、同じ棚にあった保存期間内の書類も廃棄した。これを受け、他の6区役所でも調査を行ったところ、今年12月末まで保存すべき09年1月~3月の文書を、約4~6か月早く誤廃棄していたことも判明した。暦年保存(1月始まり)で管理するところ、会計年度保存(4月始まり)と勘違いして扱っていたことが原因。誤廃棄により、個人情報の開示請求があった場合に、本人申請か代理人申請かの確認や、代理人の氏名の確認ができないという。誤廃棄した書類は焼却処分されており、情報の流出はないとみられる。市は再発防止のため、公文書の整理の区分、期間等について職員に周知徹底するほか、具体的な廃棄処分手順の作成や、研修等の実施により、公文書の管理等の徹底を図るとしている。
・印鑑登録証明書交付申請書綴等保存文書の誤廃棄について[PDF](福岡市)
http://www.city.fukuoka.lg.jp/data/open/cnt/3/45379/1/inkantourokusyoumeisyokouhusinseisyotuduritouhozonbunsyonogohaikinituite.pdf

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